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個人情報保護方針

個人情報保護方針

株式会社ハピラル・テストソリューションズは、学校・企業・自治体などを対象とした各種試験・テストに関するソリューション事業全般を営むうえで、発生するすべての個人情報の取り扱いに際し、その重要性を深く認識し、適切な取得、利用および提供を行うとともに、個人情報に関する権利を保証するために、本個人情報保護方針を定め、その遵守の徹底を図ることとします。

 

1. 運営組織の確立

当社は、個人情報保護マネジメントシステムを実施するために、役割、責任および権限を定めた運営組織を確立します。

 

2. 適切な運用管理

当社は、個人情報保護マネジメントシステムを社員に教育・周知し、適切に実施・運用します。

 

3. 目的外利用の禁止

当社は、個人情報の目的外利用を行わないため、必要な対策を講じる手順を確立し、実施し、維持します。

 

4. 法令・規範の遵守

当社は、個人情報の保護に適用される法令、国が定める指針、その他の規範を遵守するために計画を策定し、適切な個人情報保護マネジメントシステム文書を作成し、遵守します。

 

5. 安全対策の実施

当社の管理下にある個人情報は、その正確性、安全性を確保するため、個人情報の漏洩、滅失または毀損などについて、適切な防止および是正処置を実施します。

 

6. 苦情および相談への対応

個人情報の取り扱い、および個人情報保護マネジメントシステムに関して、本人からの苦情および相談の受付に対して、適切かつ迅速な対応を行うために、必要な体制を整備するとともに、手順を確立し、維持します。

 

7. 継続的改善

本方針を頂点として策定する個人情報保護マネジメントシステムについては、情報産業の技術動向等を顧慮するとともに、内部監査などによる見直しを継続的に実施し、その水準を維持します。

 

平成21年3月1日制定

株式会社ハピラル・テストソリューションズ
代表取締役社長  別府 正彦

 

個人情報の取り扱いについて

1. 書面(ウェブサイトや電子メール等によるものも含む)に記載された個人情報を直接取得する場合の利用目的

(1) 社員等採用応募者、委嘱作成スタッフ応募者の個人情報
  採用選考、応募者への諸連絡のみに利用します
(2) 社員等の個人情報
  採用後の管理業務(人事労務管理、給与、健康管理)、各種情報(福利厚生、教育研修等)およびこれに準ずる目的にのみに利用します
(3) 委嘱作成スタッフの個人情報
  委嘱任用後の業務依頼、報酬の支払およびこれに準ずる目的にのみに利用します

 

2. 書面以外の方法により取得した個人情報の利用目的

(1) 求人ポータルサイトで取得した採用応募者の個人情報
  採用選考、応募者への諸連絡のみに利用します
(2) お問合わせで取得した電話番号、メール等の個人情報
  お問合わせに対する対応のみに利用します

 

3. 開示等の請求について

ご自身の個人情報の開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用停止、消去および第三者への提供の停止)に関して、申し出ることができます。
その際には、当社所定の「開示等に関する請求書」に必要事項を記入し、下記の当社「個人情報に関する苦情・相談窓口」へ「特定記録郵便」で送付ください。
なお、この方法によらない開示等の請求には応じられませんのでご了承ください。

「開示等に関する請求書」のダウンロード 

PDFファイルをご覧いただくためにはアドビシステムズ社が無料配布しているAcrobat Reader(アクロバット リーダー)が必要です。お持ちでないかたはダウンロードしてからご利用ください。

<「開示等に関するご請求書」の送付先>
株式会社ハピラル・テストソリューションズ
個人情報に関する苦情・相談窓口
住所:〒171-0022 東京都豊島区南池袋2-49-7 池袋パークビル6階

 

4. 本人(または代理人)確認書類について

「開示等に関する請求書」をお送りいただく際には、ご本人(または代理人)であることを確認するため、下記書類のいずれか1点の写しをお送りください。

(1) 運転免許証
(2) パスポート
(3) 住民基本台帳カード(または住民票)
  ※住民票の本籍地は記載しないものでお願いします。記載されている場合には黒塗りしてください。
(4) 健康保険の被保険者証
(5) その他本人確認ができる公的書類

※なお、社員であった方については、「開示等に関する請求書」の所定欄に、在職時の登録番号(社員番号等)を必ず記入してください。

記入いただいた内容に不備があり、ご本人(または代理人)であることが確認できない場合には、その旨をご連絡し、再請求をお願いしますが、ご連絡後2週間をしても再請求がない場合には、開示等のご請求がなかったものとして対応します。

また、代理人による請求の場合には、ご本人であることを確認させていただく上記書類とともに、代理人であることを証明する書類(委任状、ご自身を証明する書類の写(上記(1)~(5)の書類)を、「開示等に関する請求書」とともに必ずお送りください。

 

5. 開示等の請求手数料およびその徴収方法

個人情報の開示、利用目的の通知のご請求については、請求書1通につき1件の取扱いとし、1件につき1,000円(消費税込)の手数料をいただきます。
手数料は、当社が発行する請求書を受領後、指定金融機関へお振込ください(振込手数料は、ご請求者がご負担ください)。
また、お振込いただいた手数料は、いかなる場合においてもご返却いたしかねますので、あらかじめご了承ください。

 

6. 開示等の請求に対する通知方法

郵便(書留郵便)で、請求書記載のご本人様住所宛にご通知いたします。また、開示等を行わない場合には、その旨と理由をご通知いたします。
なお、通知までに日数を要することがありますのでご了承ください。

 

7. 開示をお断りする場合

以下の場合は、開示を受付けいたしかねますのでご了承ください。
なお、開示しないことを決定した場合には、理由を付し、その旨を回答いたします。

(1) ご送付いただいた「開示等に関する請求書」に、必要事項の記載がない場合
(2) ご本人確認が出来ない場合
(3) 開示を希望される当社保有の登録内容と、「開示等に関する請求書」に記入されている個人情報が不一致の場合
(4) 偽造、改ざんした書類と判明した場合(請求書は返却せず、当局に通報いたします)
(5) 代理人からの請求時に、ご本人の署名がなかった場合
(6) 開示することが、他の法令に抵触するおそれがある場合
(7) 当社業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(8) ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

なお、以下の場合には、個人情報保護法により開示対象個人情報に該当しませんので、ご対応を差し控えさせていただきます。

(1) 当該個人情報の存否が明らかになることにより、本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれのあるもの
(2) 当該個人情報の存否が明らかになることにより、違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれのあるもの
(3) 当該個人情報の存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、または他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
(4) 当該個人情報の存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧または捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれのあるもの

 

8. 開示等のご請求により取得した個人情報の利用目的

開示等のご請求により取得した個人情報は、開示等の手続きに必要な範囲内でのみ利用します。

【個人情報の取り扱い、苦情および相談に関する問い合わせ先】

株式会社ハピラル・テストソリューションズ
個人情報保護管理者 研究開発部
電話番号:03-6811-5539
受付時間:10:00~17:00(土日祝・年末年始を除く)
※お問い合わせの際にいただく個人情報は、お問い合わせへの対応にのみ利用いたします。

当社は、個人情報の保護に関する法律に基づく認定個人情報保護団体の対象事業者となっています。個人情報に関する苦情および相談は、下記の団体へもご連絡できます。

一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
個人情報保護苦情相談室
〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
電話番号:03-5860-7565 または 0120-700-779